- لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها البرنامج فقد قسمت محتوياته إلى 6 وحدات تدريبية تحقق كل منها هدفاً تفصيلياً ، وتتضمن كل وحدة عدة موضوعات رئيسية على النحو التالي :
- الوحدة الأولى : طبيعة أعمال مدير المكتب
- ادارة المكاتب مفهومها – أنواعها – أهميتها .
- مواصفات القائمين بأعمال مدير المكتب .
- مهارات وقدرات مدير المكتب الفعال .
- الوحدة الثانية : الاتصالات في مجال ادارة المكاتب :
- طبيعة وأهمية عملية الاتصال فى عمل ادارة المكاتب .
- عناصر عملية الاتصال .
- معوقات الاتصال .
- تحليل ردود الفعل الاتصالية .
- مهارات الحديث والإنصات الفعال لمدير المكتب .
- مهارات مدير المكتب فى التعامل مع الأنماط المختلفة من البشر
- الوحدة الثالثة :ادارة المكاتب ومهارات تنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات :
- طبيعة وأهمية إدارة وقت المدير .
- مضيعات الوقت ودور مدير المكتب فى معالجتها .
- متطلبات التنظيم الفعال للوقت ودور مدير المكتب فى تحقيقها .
- الوحدة الرابعة : الاتصالات الكتابية وإعداد التقارير :
- أنواع المراسلات الإدارية .
- طبيعة وأهمية التقارير .
- عناصر التقرير .
- أنواع التقارير .
- خصائص التقارير الجيد .
- مراحل كتابة التقارير .
- الوحدة الخامسة : توثيق المعلومات
- طبيعة وأهمية التوثيق.
- نظم تصنيف الوثائق والترميز.
- أنظمة الفهرسة والأرشيف.
- الاتجاهات الحديثة في التوثيق.
- الوحدة السادسة : التكنولوجيا الحديثة فى أعمال ادارة المكاتب :
- التقنيات الحديثة فى أعمال ادارة المكاتب .
- التكنولوجيا أعمال ادارة المكاتب والمحفوظات .
- الأتمتة المكتبية فى مجال ادارة المكاتب والتقنيات الحديثة المرتبطة به .
- بالإضافة إلى التركيز على مجموعات من المهارات :
- مهارات الاستقبال والعلاقات مع الآخرين.
- مهارات تحليل الأنماط البشرية.
- مهارات عرض التقارير والمكاتب والمراسلات.
- مهارات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات والمقابلات.
- مهارات تخطيط وجدولة الأعمال.
- مهارات توجيه وقيادة فريق عمل المكتب .
- مهارات حل المشكلات في جميع المواقف.
- مهارات الاتصالات الهاتفية.
- أساليب التدريب المستخدمة :
- سيتم تنفيذ البرنامج اعتماداً على الأساليب التدريبية التالية:
- تأصيل الجوانب المعرفية المرتبطة بموضوعات البرنامج من خلال المناقشات الموجهة.
- عرض مرئي لموضوعات البرنامج على الـ Data Show.
- الحالات التي تتناسب مع بيئة عمل المشاركين ووضع الحلول التي تناسب بيئة عملهم .