- لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها البرنامج فقد قسمت محتوياته إلى 6 وحدات تدريبية تحقق كل منها هدفاً تفصيلياً ، وتتضمن كل وحدة عدة موضوعات رئيسية على النحو التالي :
- الوحدة الأولى : طبيعة أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب
- السكرتارية مفهومها – أنواعها – أهميتها .
- مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية التنفيذية.
- مهارات وقدرات السكرتير الفعال .
- السكرتارية وعلاقتها بالإدارة المكتبية .
- الوحدة الثانية : الاتصالات في مجال السكرتارية :
- طبيعة وأهمية عملية الاتصال فى عمل السكرتارية.
- عناصر عملية الاتصال .
- معوقات الاتصال .
- تحليل ردود الفعل الاتصالية .
- مهارات الحديث والإنصات الفعال للسكرتير.
- مهارات السكرتير فى التعامل مع الأنماط المختلفة من البشر
- الوحدة الثالثة : السكرتارية ومهارات تنظيم الوقت وإدارة الاجتماعات :
- طبيعة وأهمية إدارة وقت المدير .
- مضيعات الوقت ودور السكرتير فى معالجتها .
- متطلبات التنظيم الفعال للوقت ودور السكرتير فى تحقيقها .
- الوحدة الرابعة : الاتصالات الكتابية وإعداد التقارير :-
أنواع المراسلات الإدارية .
- طبيعة وأهمية التقارير .- عناصر التقرير .
- أنواع التقارير .- خصائص التقارير الجيد .
- مراحل كتابة التقارير .
- الوحدة الخامسة : توثيق المعلومات
- طبيعة وأهمية التوثيق.
- نظم تصنيف الوثائق والترميز.
- أنظمة الفهرسة والأرشيف.
- الاتجاهات الحديثة في التوثيق.
- الوحدة السادسة : التكنولوجيا الحديثة فى أعمال السكرتارية :
- التقنيات الحديثة فى أعمال السكرتارية.
- التكنولوجيا أعمال السكرتارية والمحفوظات .
- الأتمتة المكتبية فى مجال السكرتارية والتقنيات الحديثة المرتبطة به .
- بالإضافة إلى التركيز على مجموعات من المهارات :
- مهارات الاستقبال والعلاقات مع الآخرين.-
مهارات تحليل الأنماط البشرية.
- مهارات عرض التقارير والمكاتب والمراسلات.
- مهارات إدارة الوقت وتنظيم الاجتماعات والمقابلات.
- مهارات تخطيط وجدولة الأعمال.
- مهارات توجيه وقيادة فريق عمل المكتب والسكرتارية.
- مهارات حل المشكلات في جميع المواقف.
- مهارات الاتصالات الهاتفية.- أساليب التدريب المستخدمة :
- سيتم تنفيذ البرنامج اعتماداً على الأساليب التدريبية التالية:
- تأصيل الجوانب المعرفية المرتبطة بموضوعات البرنامج من خلال المناقشات الموجهة.
- استخدام برامج الحاسب الآلي والتي تستخدم فى السكرتارية .
- عرض مرئي لموضوعات البرنامج على الـ Data Show.
- الحالات التي تتناسب مع بيئة عمل المشاركين ووضع الحلول التي تناسب بيئة عملهم .